SEPTEMBRE : LA RELANCE DES FACTURES IMPAYEES

SEPTEMBRE : LA RELANCE DES FACTURES IMPAYÉES

C'est bien connu, les vacances d'été sont propices aux retards de paiement.

Entre les absences du personnel administratif, celles des commerciaux et des dirigeants, en Juillet-Août il est difficile de trouver tous les interlocuteurs pour valider une facture et la payer. De moins en moins d'entreprises arrêtent totalement leur activité et ferment leurs locaux, par conséquent les absences s'étalent sur deux mois : juillet et août.

Les congés de la période estivales désorganisent beaucoup d'entreprises, et pour d'autres, ils offrent leurs lots d'excuses pour décaler les paiements.

Septembre est de retour, les interlocuteurs aussi.

Si les plus grandes entreprises ont la possibilité d'organiser le remplacement des salariés absents, il n'en va pas toujours de même dans les TPME. Pendant les congés, certaines tâches sont réalisées par un autre salarié, mais parfois non, par conséquent le travail, les courriers et les e-mails se sont accumulés et il faut plusieurs jours pour reprendre une activité normale.

Vite, relancer les retardataires : rappeler les interlocuteurs, envoyer les e-mails et les courriers, régler les litiges, informer la direction, appeler les commerciaux...

Après cette période estivale, tout devient urgent, d'autant plus qu'il faut faire rentrer l'argent pour payer les fournisseurs, les impôts et taxes, les salaires...

Si un client a déposé le bilan, l'entreprise a deux mois pour produire sa créance, mais si elle avait une clause de réserve de propriété elle doit agir très vite pour la mettre en œuvre efficacement.

Tout est urgent.

Comment relancer efficacement les factures impayées ?

Deux outils simples d'utilisation et peu coûteux peuvent vous y aider : le FNIP et le logiciel de recouvrement.

1) Le FNIP, Fichier National des Incidents de Paiement

Le FNIP est un outil complet d'information, de prévention et de relance. En fait, le FNIP dissuade les mauvais payeurs, car en cas de non respect des délais de paiement, le mauvais payeur risque d'être inscrit dans un fichier national consultable par l'ensemble des adhérents. Pour le fournisseur, l'avantage est qu'il limite le nombre de relances à effectuer.

2) Le logiciel de recouvrement

Ces logiciels sont encore peu utilisés par les TPME. C'est désormais plus par manque d'information, qu'en raison de leur coût.

Deux types de logiciels existent. Un logiciel comme COLLECTYS est installé sur le serveur de l'entreprise, alors qu'une application telle que MYDSOMANAGER est accessible en ligne. Les technologies employées sont différentes, les possibilités offertes également.

L'énorme avantage d'un logiciel de recouvrement consiste dans la simplification et l'organisation du travail de relance. Certaines relances peuvent être effectuées automatiquement, ou ne plus demander qu'une simple validation. La création de scénarios de relance permet de différencier les relances selon les types de clients. De même, l'information circule mieux entre les différents services et la direction.

Bien sûr, le logiciel utilise l'e-mail pour transmettre l'information mais surtout il la centralise. Le commercial ou la direction de l'entreprise n'a plus besoin de retrouver les 10 ou 15 mails échangés, pour connaître la situation actuelle d'un client. Le logiciel donne accès à la bonne information.

Ces logiciels sont particulièrement appréciés dans la gestion des litiges.


L'utilisation simultanée du FNIP et d'un logiciel de recouvrement améliore la trésorerie de l'entreprise et simplifie le travail de recouvrement, pour un coût mensuel à partir de 104 euros HT. 

Pour plus d'information, contactez-moi par e-mail chardy[at]ouestgest.com ou au 06 26 46 63 94.